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L`approbateur peut approuver, rejeter ou exiger des modifications pour le document et fournir des notes d`approbation. L`enregistrement sera créé dans un État par défaut de brouillon. Une fois le document publié, une notification par courrier électronique est envoyée au demandeur. Lorsqu`un utilisateur soumet un document pour révision, les champs d`informations de contact sont remplis automatiquement en fonction des détails de l`enregistrement de l`utilisateur, y compris le département de l`utilisateur. S`il y a des problèmes avec le document initial, le gestionnaire de documents clique sur retour à l`expéditeur pour renvoyer le document à l`état Brouillon. L`état d`approbation par défaut pour les nouveaux enregistrements d`approbation est en attente d`approbation. Une fois que toutes les approbations sont terminées et que la valeur du champ nombre total toujours en attente d`approbation est 0, une règle définit l`état du document sur prêt pour publication. Après avoir sélectionné l`approbateur approprié, le gestionnaire de documents clique sur Envoyer pour approbation ou modifie manuellement l`état de l`enregistrement en attente d`approbation. Les approbateurs ne sont pas en mesure de télécharger le document dans l`enregistrement source. Dernier champ ID de document dans l`enregistrement Employee. Les membres du personnel de soutien peuvent également se convertir pour créer un nouveau document FAQ à partir d`un incident ou d`une demande de service. Des approbateurs supplémentaires peuvent être ajoutés pendant le processus d`approbation; les règles et les actions d`automatisation empêcheront la création de plusieurs enregistrements d`approbation pour les approbateurs existants. Lorsque le système détecte une modification dans le champ ID de document dernier, il effectue une action de conversion de données, à l`aide de l`enregistrement de l`employé pour créer un enregistrement d`approbation.

L`accès aux documents est contrôlé par des autorisations basées sur un champ de choix dans l`enregistrement. Lorsqu`un enregistrement d`approbation est créé, l`approbateur est automatiquement averti qu`il a un document à réviser et à approuver. Le document ne peut pas être soumis à nouveau pour approbation. Après avoir fourni les informations requises et téléchargé un document, l`utilisateur clique sur le bouton soumettre pour révision pour commencer le processus de révision. Le champ nécessite l`approbation de l`onglet progression détermine si les approbations sont nécessaires avant la publication. Tous les autres groupes utiliseront des boutons d`action pour déplacer le document via le flux de travail. Lorsqu`un enregistrement de document est envoyé, l`équipe de gestion des documents est affectée par défaut et notifiée. Un utilisateur final appartenant à l`équipe de document Creator peut créer un document via l`EUI. Si le document ne nécessite pas d`approbation par le ou les approbateur (s) du document, le gestionnaire de documents clique sur le bouton d`action publier sans approbation. Dans l`enregistrement approbation, le champ lié défini à partir de l`enregistrement de document inclut un lien hypertexte vers le document à l`aide de l`option Afficher uniquement le champ source pour le champ document (s) sous l`en-tête pièce jointe. Seuls les administrateurs et les gestionnaires de documents peuvent mettre à jour manuellement l`état d`un enregistrement de document.

Si le champ nécessite l`approbation est défini sur Oui, une règle de validation avertit le gestionnaire de documents que l`approbation est requise si le gestionnaire de documents tente de publier sans approbation. L`enregistrement d`approbation est lié à l`enregistrement de document via le mappage du champ ID de document dernier à l`ensemble document lié dans l`enregistrement d`approbation. Lorsque l`enregistrement est enregistré, un enregistrement d`approbation est créé pour chaque approbateur par un processus de conversion à partir de l`enregistrement d`employé de l`approbateur. Tout autre approbateurs pour le document est notifié qu`une modification est nécessaire, et si elles ont déjà approuvé, ils peuvent avoir besoin de réapprouver une fois les modifications sont terminées. Si le document requiert des approbations par approbateur (s), le gestionnaire de documents sélectionnera les approbateurs appropriés en ajoutant des noms d`approbateur sous l`en-tête réviseurs potentiels sous l`onglet progression.


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